Sistem Informasi Pengolahan Data Surat Perintah Perjalanan Dinas

A.      Latar Belakang

Kemajuan Teknologi informasi sangatlah cepat, memaksa Instansi pemerintah agar lebih menerapkan pemerintahan secara elektronik. Dengan kemajuan teknologi, pengaksesan terhadap data atau informasi yang tersedia dapat di aplikasikan dalam bentuk system informasi sehingga mempermudah penggunanya untuk menyelesaikan pekerjaan. Salah satu bentuk implementasi dan pengaplikasiannya adalah penerapan Surat perintah perjalanan dinas secara elektronik. SPPD atau Surat perintah perjalanan dinas adalah surat yang memuat perintah untuk melaksanakan tugas ke suatu wilayah dalam jangka waktu yang ditentukan dengan biaya kantor yang diperuntukkan bagi pejabat/pegawai agar melaksanakan tugas tertentu yang dilaksanakan di luar instansi/ kantor dan dilakukan atas perintah serta wewenang demi kepentingan Negara.

DISKOMINFO Provinsi Papua merupakan satuan kerja perangkat daerah (SKPD), yang mempunyai tugas pokok menyelenggarakan urusan pemerintahan bidang komunikasi, informatika, persandian dan statistik berdasarkan asas otonomi dan tugas pembantuan serta tugas lainnya yang diberikan oleh Gubernur. Dalam pembuatan Surat perintah perjalanan dinas saat ini belum menggunakan suatu system atau masih secara konvensional dengan pencatatan manual menggunakan MS-Word dan MS-Excel, sehingga terjadi penumpukan berkas, seperti untuk pembuatan nota dinas, surat tugas, perjalanan dinas,  dan usulan biaya perjalanan dinas data yang telah di print oleh bagian kepegawaian diserahkan ke sekretaris untuk di verifikasi dan di usulkan ke bendahara sering tertumpuk dimeja sekretaris karena harus di periksa satu persatu selain itu juga untuk proses pembuatan laporan pertanggung jawaban oleh bendahara mengalami keterlambatan karena bukti-bukti perjalanan dinas pegawai seperti sesuai peraturan yang berlaku harus melampirkan  (boarding pass, kwitansi biaya penginapan dan biaya trasnport) sering tertumpuk di petugas pengarsipan sehingga didalam pengolahan data dan pembuatan laporan bagian perbendaharaan kesusahan mencari file-file tersebut karena di tumpuk menggunakan map yang tidak tertera keterangan nama pegawai yang telah malaksanakan perjalanan dinas.

Berdasarkan uraian permasalahan yang ada di Dinas komunikasi dan informatika Provinsi Papua maka dibuatlah Sistem informasi pengolahan data surat perintah perjalanan dinas yang terkomputerisasi. Sistem ini berbasis web dan dibangun menggunakan bahasa pemrograman PHP serta MySql sebagai database.

B.       Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian permasalahan diatas, maka permasalahan yang dapat dirumuskan dalam Tugas Akhir ini adalah : (1)Bagaimana membantu Bagian Kepegawaian dalam proses pembuatan nota dinas, surat tugas,  surat perintah perjalanan dinas dan usulan biaya. (2)Bagaimana membantu Bendahara Pengelola Pengeluaran Anggaran Dinas dalam pengolahan data surat perjalanan dinas menjadi informasi dalam bentuk laporan perjalanan dinas yang dihasilkan berupa print out didalam surat perintah perjalanan dinas terlampir nota dinas, surat tugas, kwitansi real perjalanan dinas dan kwitansi perjalanan pegawai seperti boording pass, biaya penginapan dan biaya trasnportasi kendaran. 

C.      Batasan Masalah

Adapun batasan masalah dalam Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut:

1.      Sistem informasi yang di bangun berbasis web untuk menyajikan data nota dinas, surat tugas, surat perjalanan dinas dan usulan biaya perjalanan dinas dalam bentuk kwitansi perjalanan dinas dan perjalanan real.

2.    Pada sistem, akses dilakukan oleh 5 (lima) pengguna, yaitu :

a.   Bidang kepegawaian (admin) dapat mengakses semua menu diantaranya menu pegawai, menu nota dinas, menu surat tugas, menu surat perjalanan dinas dan menu usulan biaya.

b.  Sekretaris mengakses dan melihat menu verifikasi data nota dinas, verifikasi data surat tugas, verifikasi data surat perjalanan dinas dan menu usulan biaya.

c.     Bendahara mengakses menu data nota dinas, data surat tugas, data surat perjalanan dinas dan menu verifikasi usulan biaya. Selain itu bendahara juga melihat menu upload berkas perjalanan dinas yang di upload oleh pegawai berupa (tiket/kwitansi trasnportasi, kwitansi komsumsi makan dan bill/kwitansi penginapan).

d.    Pegawai yang melaksanakan perjalanan dapat login dan melihat dan mencetak data nota dinas yang telah diverifikasi, data surat tugas yang telah diverifikasi, data surat perjalanan dinas yang telah diverifikasi dan data usulan biaya berupa kwitansi. Selain itu pegawai juga melihat status pengusulan perjalanan dinas (tracer sistem) dan mengupluad bukti kwitansi perjalanan dinas.

e.  Pimpinan melihat laporan perjalanan dinas seperti pegawai siapa yang melaksanakan perjalanan dinas, tujuan melaksanakan perjalanan dinas, lama perjalanan dinas dan biaya perjalanan dinas.

3.  Software yang digunakan adalah PHP Editor, untuk pengkodean menggunakan bahasa pemrograman PHP dan MySQL sebagai database/basis data dan Xampp sebagai apache server.

D.      Tujuan Penelitian

Berdasarkan Rumusan Masalah yang telah diuraikan sebelumnya, maka tujuan dari penelitian ini adalah merancang bangun sebuah Sistem Informasi Berbasis Web untuk Pengolahan Data Surat Perintah Perjalanan Dinas pada Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Papua.

E.       Metode Penelitian

Untuk mendukung dalam melakukan penulisan penyusunan tugas ahkir ini, digunakan beberapa metode dalam pengumpulan data dan juga dalam perencanan sistem. Berikut ini metode-metode yang digunakan yaitu:

1.      Metode Pengumpulan Data

a.       Wawancara

Pengumpulan data yang dilakukan dengan cara wawancara dengan pihak-pihak yang berkaitan yaitu kepala menemui dan mewawancarai sekretaris dinas, bagian tata usaha dan bendahara serta staf keuangan.

b.      Studi pustaka

Pengumpulan data dilakukan dengan mengumpulkan data yang ada hubungan dengan topik permasalahan, selain itu dapat memperoleh informasi dan data dengan cara membaca dan mempelajari.

c.       Observasi

Penelitian dilakukan secara langsung di kantor dinas komunikasi dan informatika provinsi papua selama 3 bulan dengan mengamati proses kerja/obyek yang dijadikan penelitian karena data yang digunakan berasal dari kantor dinas komunikasi dan informatika provinsi papua

2.      Analisa dan Perancangan Sistem

a.       Analisa Sistem Berjalan

Menganalisa sistem berjalan saat ini untuk dapat menggambarkan sistem yang diusulkan, setelah menganalisa sistem yang ada maka pada tahap ini perancangan sistem informasi menggunakan DFD untuk dapat menggambarkan dari mana asal data, proses yang terjadi, dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem.

b.      Flowchart

Pada tahap ini digambarkan penyajian grafis yang menunjukan alir (flow) di dalam program dan juga mengambarkan proses input output solusi langkah demi langkah terhadap suatu permasalahan sistem.

c.       Data Flow Diagram (DFD)

Perancangan sistem informasi menggunakan DFD untuk dapat menggambarkan dari mana asal data, proses yang terjadi, dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem.

d.      Tabel Relasi

Pada tahap ini menggambarkan hubungan atau kelerasian antar tabel-tabel dengan menggunakan simbol-simbol grafis tertentu.

e.       Kodefikasi

Kodefikasi dibuat untuk mempermudah pencarian data, yaitu dengan membuat kode yang dapat mengenal semua data dalam suatu sistem.

f.        Desain Input/Output

Pada tahap ini dibuatkan interface/tampilan alur proses masuk dan keluranya data pada system surat perintah perjalanan dinas secara visual .

g.      Pembuatan sistem

Tools yang digunakan dalam pembuatan program menggunakan bahasa pemrograman PHP dan MySQL sebagai databasenya dan untuk pengujian sistem menggunakan metode Black Box.

h.      Pengujian sistem

Untuk pegujian system informasi ini akan menggunakan Black Box Testing atau yang sering dikenal dengan sebutan pengujian fungsional yang merupakan metode pengujian Perangkat Lunak yang digunakan untuk menguji perangkat lunak tanpa mengetahui struktur internal kode atau Program.